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Le digital et médias sociaux au service de l’événementiel

Le digital et médias sociaux au service de l’événementiel

Ce mercredi 5 février 2014, j’intervenais au salon bedouk en compagnie de confrères du secteur de la communication pour aborder une problématique à la fois passionnante et difficile :   » Réseaux et résonance : faut-il se méfier du buzz ? » . En somme, les médias sociaux amis ou ennemis de l’événement ?
Les médias sociaux, plateformes indispensables pour les organisateurs d’événements
 
Les réseaux sociaux sont plus que jamais des leviers d’attractivité et des porte-voix événementiels. Facebook, Twitter, Pinterest, Google+, YouTube, Slideshare… Les médias sociaux n’ont jamais représenté un tel levier marketing au cœur de l’événement ! Entre 2012 et 2013, le constat est sans appel. En 2012, 35% des organisateurs d’événements les qualifieraient de « très importants » selon l’étude Amiando 2012 en 2013 ils étaient 75% à les qualifier d’instruments marketing « très importants » en 2013 (étude Amiando).
 
Événement + « buzz »… mauvaise question 
Le Web Social est venu ces dernières années bouleverser les actions de communication, autour et au cœur, de l’événement. Ces derniers peuvent dorénavant beaucoup apporter à l’événement tel que nous le connaissions au début des années 2000. Cependant, l’intérêt des médias sociaux autour de l’événement dépend souvent du niveau d’expertise de son organisateur et ces derniers sont trop souvent utilisés dans un but promotionnel (pour générer du « buzz », en somme faire du bruit). Cela parfois en espérant – qu’un ou deux tweets funky – changeront le cours du spectacle.
Ainsi, encore trop peu d’organisateurs tirent pleinement profit des médias sociaux et mettent en place une véritable stratégie de communication digitale autour de l’événement. Plus qu’un constat, voici quelques modestes bonnes pratiques.
 
Événement digital, l’écoute de votre public  
Les médias sociaux peuvent permettre à l’organisateur de :
- Fédérer sa communauté en amont des événements et relayer les réjouissances des publics, mais également les actions fortes de l’événement.
- Connaître le niveau d’engagement du public / de la communauté (taux de participation prévisionnel).
- Rentrer en conversation avec des personnes à la recherche d’informations (Logistique, prix, transport, retard…) une forme d’écoute et d’échange qu’il vaut parfois mieux traiter en privé.
- Jauger son enthousiasme et sa satisfaction post-rencontre, en live ou après l’événement.
- Être à l’écoute des signaux perturbateurs et/ou d’éléments qui pourraient porter rapidement préjudice à l’organisateur (page indisponible / naissance d’une rumeur / intempéries…). Ces petits signaux peuvent parfois vous permettre d’être très réactifs et d’anticiper des plaintes plus conséquentes.
 
Quelques bonnes pratiques de l’événement digital 
- Préparez votre Hashtag en amont et vérifiez qu’il ne soit pas utilisé par un autre événement, la recherche peut se faire directement sur Twitter Search. Quelques bons conseils de la team digitale sur le choix du Hashtag.
- Évitez des comptes Facebook, Google+ et Twitter « événementiels » si l’événement n’est pas récurrent (à voir pour les événements hebdomadaires ou mensuels). Préférez un bon Hashtag renvoyant directement sur les espaces sociaux de la marque.
- Propulsez le Hashtag bien avant l’événement sur vos supports de communication (flyers, affiches, invitations, emails, bios des profils sociaux, sur des affichettes le jour-J). N’hésitez d’ailleurs pas à afficher  le live-tweet et favoriser les interactions en live. Je vous conseillerais, à titre d’exemple, LiveTweetApp.
- Mesurez les conversations et l’intérêt de vos publics connectés directement sur la base de votre Hashtag. Cela avant, pendant et après la rencontre. De très beaux outils vous permettent de faire apparaître en temps réel vos publics en action. J’aime beaucoup l’application Bluenod. 
- Connectez… un événement digital n’est rien sans une bonne connexion WiFi (4G ?), alors prémunissez-vous contre un réseau trop faible ou inadapté.
 
Démultipliez votre audience grâce à vos publics connectés
Les signaux digitaux (textes, tweets, posts, commentaires, sons, vidéos, Vine, photos…) émis par vos publics sur le lieu de l’événement permettent de toucher un second public extérieur, absent ou informé en « live » lors de la manifestation. Ces publics peuvent apporter une audience supplémentaire à votre événement et encore plus importante en fonction du nombre de leaders d’opinions, twittos, journalistes/ influenceurs web présents lors de votre événement. 
 
Les médias sociaux, une opportunité plus qu’un risque pour l’organisateur !
Le risque zéro n’existe pas sur les médias sociaux et encore moins dans l’organisation d’un événement. L’imprévu est le quotidien de l’organisateur. Retard de l’événement, problème technique, WiFi coupé, faute de goût d’un speaker… avec les médias sociaux et un public qui peut ouvertement critiquer en live et en ligne, l’organisateur d’événement n’a jamais été aussi exposé à la « critique » potentielle. Cependant, la logique opportuniste consiste à penser que l’organisateur n’a jamais autant eu les yeux et les oreilles aussi proches du terrain et de ses participants.
En scrutant en amont, pendant et en aval de l’événement, les mentions sur la base du Hashtag l’organisateur peut anticiper certaines communication dite de crise et remplir sa promesse quasi-quotidienne : « prévoir l’imprévisible »

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